Die doppelte Buchführung unterteilt die Finanzen der Firma in Konten. Diese sind wiederum in eine Soll- (S) und Habenseite (H) unterteilt:

Der Buchhalter unterscheidet folgende Arten von Konten:

1. Bestandskonten (die Bestände an Gütern und Geld erfassen, also erfolgsneutrale Vorgänge):

a) aktive Bestandskonten (erfassen Aktiva, also die Verwendung von Kapital)

Konten, die dem Vermögen zugeordnet werden, werden als Aktivkonten genannt. Auf den Aktivkonten wird somit in dem Prinzip aufgezeichnet, wie die finanziellen Mittel der Unternehmung benutzt sind. Die Aktivkonten werden normalerweise auf der linken Seite geführt.

b) passive Bestandskonten (erfassen Passiva, also die Herkunft von Kapital)

Konten, die dem Eigenkapital und Verbindlichkeiten zugeordnet werden, entsprechend als Passivkonten.Auf den Passivkonten wird aufgezeichnet, wo die finanziellen Mittel herstammen. Die Passivkonten werden normalerweise auf der rechten Seite geführt.

2. Erfolgskonten (die erfolgs- also gewinnwirksame Vorgänge erfassen):

a) Aufwandskonten (Aufwand wird in dem Soll des entsprechenden Kontos gebucht)

b) Ertragskonten (Ertrag wird in dem Haben des entsprechenden Kontos gebucht)

Beim Jahresabschluss werden alle Bestandskonten gegen das Bilanzkonto saldiert (Saldo wird vom jeweiligen Bestandskonto auf das Bilanzkonto gebucht) und sämtliche Erfolgskonten gegen das Gewinn- und Verlustrechnungskonto oder kurz G u V.

Jede Buchung betrifft zwei Konten, jeweils eine Buchung auf der S-Seite, eine zweite auf der H-Seite.

Die Konten in der doppelten Buchführung ähneln dem Buchstaben T (daher auch: T-Konten)

Bei der Eröffnung einer GmbH überweisen die Gesellschafter das Stammkapital, mindestens € 25.000, auf das Bankkonto der neuen Firma. Das Bankkonto wird als Aktivkonto geführt. Bei Aktivkonten werden Zahlungseingänge unter S gebucht, Auszahlungen unter H. Dies ist eine Konvention, die umgekehrt zu den Buchungen der Bank geführt wird und zunächst der Intuition zuwiderläuft! Die € 25 Tausend müssen also unter S gebucht werden.

Dem Aktivkonto muss ein Passivkonto gegenüberstehen, da die Buchung doppelt ausgeführt werden muss. Dies ist das Stammkapital-Konto. Auf Passivkonten werden Eingänge unter H gebucht, Abbuchungen unter S, also exakt umgekehrt zu den Aktivkonten.

Auf der Aktiv- und Passivseite werden die S und H-Spalten addiert und dann die Differenz gebildet. Die Differenz zwischen S und H auf der Aktivseite entspricht der Differenz zwischen H und S auf der Passivseite. Dies ist das Vermögen der Firma. Es muss in beiden Fällen stets gleich sein.

Die GmbH hat also ein Vermögen von € 25.000. Bei der Bilanz werden die Beträge auf Aktivseite und Passivseite aufgeteilt, die Aktivseite in Anlagevermögen und Umlaufvermögen, die Passivseite in Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten (weitere Aufteilungen siehe unter Bilanz).

Im Folgenden bleibt der Übersichtlichkeit halber die Umsatzsteuer unberücksichtigt. Die GmbH mietet zunächst Geschäftsräume, bezahlt eine Kaution von € 5 Tausend und die erste Miete von € 1000. Anschließend kauft sie Waren in dem Wert von € 10 Tausend ein und liefert je die Hälfte an zwei Kunden aus. Sie stellt an beide Kunden eine Rechnung in dem Wert von jeweils € 8000. Der erste Kunde bezahlt, die Forderung an den zweiten Kunden steht noch aus.

In der Buchhaltung werden jetzt weitere Konten eingerichtet. Aufgrund der doppelten Buchung auf S und H gilt folgendes:

• Sind beide Konten auf der Aktivseite oder beide auf der Passivseite, bleibt die Bilanz und damit das Firmenvermögen unbeeinflusst.
• Ist ein Konto auf der Aktiv- und eines auf der Passivseite, so wird das Vermögen beeinflusst.

Nach diesen Regeln können Konten auf die Aktiv- oder Passivseite eingeordnet werden. Die Kautionszahlung wird vom Bankkonto vorgenommen. Sie beeinflusst das Firmenvermögen nicht, da sie gegebenenfalls ja zurückgezahlt wird. Da das Bankkonto Aktivkonto ist, muss auch das andere Konto, Gegenkonto genannt, für die Kaution ein Aktivkonto sein.

Auch die Mietzahlung wird vom Bankkonto aus vorgenommen. Sie schmälert jedoch das Vermögen. Das Gegenkonto ist also ein Passivkonto.

Die folgenden Konten werden angelegt (d.h. eröffnet):

• Kautionen (Aktivkonto)
• Mieten (Passivkonto)
• Lagerbestand (Aktivkonto)
• Lieferungen (Passivkonto)
• Lieferantenforderungen (Passivkonto)
• Kundenforderungen (Aktivkonto)
• Umsatz (Passivkonto)

Insgesamt ergeben sich in dem Beispiel die folgenden Geschäftsvorfälle, die jeweils doppelt gebucht werden müssen:

1. Zahlung der Kaution von € 5 Tausend vom Bankkonto
2. Mietzahlung von € 1 Tausend vom Bankkonto
3. Wareneingang in dem Wert von € 10.000
4. Bezahlung der Lieferantenrechnung (€ 10.000) vom Bankkonto
5. Auslieferung von Waren in dem Einkaufswert von € 5 Tausend an Kunde 1
6. Auslieferung von Waren in dem Einkaufswert von € 5 Tausend an Kunde 2
7. Rechnungsstellung von € 8 Tausend (Verkaufswert) an Kunde 1
8. Rechnungsstellung von € 8 Tausend (Verkaufswert) an Kunde 2
9. Kunde 1 begleicht die Rechnung, Zahlungseingang (€ 8000) auf das Bankkonto

Jemand, der in dem Bilanzlesen geübt ist, erkennt sofort:

1. Die Kautionszahlung beeinflusst die Bilanz nicht (beide Konten auf der Aktivseite)
2. Die Mietzahlung verringert das Firmenvermögen (Bankkonto auf Aktiv-, Mieten auf Passivseite)
3. Es bestehen Kautionsforderungen von € 5000
4. Die Mietaufwendungen betragen € 1000.
5. Das Bankkonto weist ein Plus von € 17 Tausend auf (Aktivkonto, Differenz zwischen S und H)
6. Das Stammkapital beträgt € 25 Tausend (Passivkonto, Differenz zwischen H und S)
7. Das Lager ist leer (die Beträge von S und H in dem Lagerbestand sind gleich)
8. Alle Forderungen der Lieferanten wurden bezahlt (Konto: Lieferantenforderungen)
9. Es besteht eine offene Kundenforderung, meist eine offene Rechnung, von € 8 Tausend (Differenz zwischen S und H auf dem entsprechenden Aktivkonto)
10. Es wurden Waren in dem Wert von € 10 Tausend geliefert (Konto: Lieferungen an Kunden)
11. Es wurden Umsätze in dem Wert von € 16 Tausend getätigt (Konto: Umsatz)

Die doppelte Buchführung erlaubt daher eine detaillierte Erfolgskontrolle. Es lassen sich beliebig viele Einzelkonten führen (beispielsweise Stromkosten, Forderungen an einen bestimmten Lieferanten usw.).

Ein- und Verkäufe werden mehrmals gebucht und spiegeln so den Geschäftsablauf genau wider:

1. Eine Eingangslieferung wird zweimal gebucht, einmal beim Eintreffen der Ware unter S auf das Lagerbestandskonto und unter H auf das Lieferantenforderungskonto, dann beim Begleichen der Rechnung unter S auf dieses Konto und unter H auf das Bankkonto.
2. Ein Verkauf wird ebenfalls mehrmals gebucht, einmal bei Auslieferung unter H in Lagerbestand und unter S in Lieferungen, dann bei Rechungsstellung unter S in Forderungen und unter H in Umsatz, danach bei Bezahlung unter H in Forderungen und unter S auf dem Bankkonto.

Addiert man S und H auf beiden Seiten und bildet die Differenz, so ergibt sich sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite ein Plus von € 30.000. Die Differenz muss stets gleich sein, sonst liegt eine Fehlbuchung vor.

Bei der Bilanz werden die nicht ausgeglichene Konten auf die Bilanzkonten umgebucht. In dem Beispiel weist das Bankkonto € 17 Tausend (Aktivkonto, Differenz zwischen S und H), das Kautionskonto € 5 Tausend und das Forderungskonto € 8 Tausend aus.

Auf der Passivseite werden die Mieten, Lieferungen und der Umsatz auf das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) gebucht:

Mieten, Lieferungen an Kunden und Umsatz sind jetzt ausgeglichen. Das Passivkonto GuV weist einen Bestand (Unterschied zwischen H und S) von € 5 Tausend aus. Die Bilanz ergibt sich dann zu:

Die Bestimmung des (monetären) Geschäftserfolges geschieht durch den Vergleich der Eigenkapitale zweier Geschäftsjahre bzw. zweier Bilanzen. Der Jahreserfolg ist zu ermitteln durch den Eigenkapitalvergleich von Eröffnungs- und Schlussbilanz. Mögliche Ergebnisse sind Eigenkapitalmehrung (Gewinn) und Eigenkapitalminderung (Verlust). Privateinlagen und -entnahmen in dem Laufe des Geschäftsjahres bleiben unberücksichtigt.

Nach §238 HGB besteht für jeden Gewerbetreibenden Buchführungspflicht. Für Kleingewerbetreibende, die einen Jahresumsatz von € 260 Tausend oder einen Jahresgewinn von € 25 Tausend unterschreiten, besteht diese Verpflichtung nicht.
Bei Nichteinhaltung der Buchführungspflicht kommt es zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt. [1] (http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/hgb/__238.html)

Nach §140 und §141 AO besteht auch für andere Unternehmen Buchführungspflicht.

[2] (http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/ao_1977/__140.html) [3] (http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/ao_1977/__141.html)

Ein Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und Geschäftslage verschaffen können. Dazu müssen die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" (GoB) beachtet werden. Sie verlangen, dass die Buchführung

• klar und übersichtlich sowie
• zeitnah, vollständig und richtig

durchgeführt wird. Ebenso darf

• keine Aufrechnung von Aufwendungen und Erträgen

vorgenommen werden (Saldierungsverbot). Außerdem gilt der Grundsatz:

• Keine Buchung ohne Beleg.

Für die Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

In der doppelten Buchführung lassen sich beliebig viele Konten eröffnen. Damit ist jeder gewünschte Detaillierungsgrad bei der Abbildung der Unternehmensprozesse möglich. Normalerweise gibt es für jede Branche Standard-Kontenrahmen, die mehrere hundert Einzelkonten umfassen können.

Auch Umsatzsteuer-, Rücklagen- und Abschreibungskonten sind kein Problem. Konten können bei Bedarf in Unterkonten aufgeteilt werden. Die Aufteilung des Kundenforderungskonto auf der Aktivseite in so genannte Debitorenkonten und des Lieferantenkontos in Kreditorenkonten ergibt die Kontokorrentbuchhaltung . Jeder Kunde und jeder Lieferant erhält sein eigenes Konto, ausstehende Forderungen lassen sich einfach zuordnen. Auch die Zahlungsmoral kann leicht ermittelt werden.

Konten lassen sich abschließen, wenn auf der S und H Seite derselbe Betrag steht, das Konto also ausgeglichen ist. Zu dem Ausgleich kann auf der betragsmässig kleineren Seite ein Betrag auf ein Gegenkonto gebucht werden, bevor das Konto abgeschlossen wird. Wird die Kaution in dem obenstehenden Beispiel vom Vermieter zurückgezahlt, werden € 5 Tausend auf der H-Seite des Kautionskontos und auf der S-Seite des Bankkontos verbucht. Das Kautionskonto kann dann abgeschlossen werden.

Ist der Vermieter zahlungsunfähig, muss die Kaution eventuell abgeschrieben werden. Hierzu wird ein passives Abschreibungskonto eröffnet. Die Buchung vom aktiven Kautionskonto auf die S-Seite des passiven Abschreibungskontos verringert die Bilanz, das Geld ist ja verloren. Nach der Abschreibung ist das Kautionskonto wiederum ausgeglichen und kann abgeschlossen werden.